今回は具体的な疑問に答えます。
チーム全体で責任を担うとしたら、つまり責任者が特定の個人でない場合、誰に電話して連絡をとればいいでしょう？

昔、ある大組織が自主経営への移行を目指しました。リーダーはメンバーを自主経営に誘うのですが、矛盾する信号を送っていました。自分との連絡役を限定したのです。中国担当やマーケティング担当など話し相手を特定人物に絞りました。
この状況をどう調整する？
どうすればグループ全体の当事者意識を保ちつつ、チームリーダーなど結果に責任を持つ人を置かずに外部との連絡窓口を持ち続けられるでしょう？

社外の人は特定の分野について話したいとき担当者を必要とします。たとえば、いい話の場合。
“面白いプロジェクトだから話がしたい”
悪い話なら
“おたくの品質は最悪だ話がしたい”
と言う相手です。誰に話せばいいでしょう？

明確な解決策は５人や10人のチームのなかに“連絡窓口”という役割をつくることです。
元マネジャーの役割が分散される際に、“私は外部向けの連絡係になる”と言えばいい。中国担当など、特定分野のすべてを受け持つ係です。チームメンバーに権力を持つことも１人で結果に責任を持つこともなく、シンプルに外部との連絡係というだけです。

ここを切り分けることが重要になります。全員が理解しましょう。
“自分は連絡係だけど、すべての責任はチーム全体で持つ”
そうでないと、意に反して権力階層が復活する可能性があるからです。

またローテーションさせることも重要です。しばしば連絡係を交代させ、半年や１年ごとに外部との連絡係を変えましょう。

また繊細な内容の話し合いのときには１人で行かないと決めてもいいでしょう。
たとえば こちらの仕事に不満な顧客と話す場合、連絡係が１人で行くのではなくチームから３～４人が参加して、話し合いで何かが起きたら集団で責任をとれるようにします。

連絡係という役割をつくりつつ、責任はチーム全体でとるよう調整しましょう。外部の人は窓口として連絡できる担当者を必要としているからです。